Bocah BIS: contoh proposal proyek

Proposal Proyek Sistem Informasi Akademik Perguruan Tinggi

I. Executive Summary

Era globalisasi tidak hanya dibidang perdagangan, namun menyentuh pula bidang pendidikan. Dengan semakin meluasnya sarana komunikasi dan meningkatnya kebutuhan informasi yang transparant dan memiliki akuntabilitas yang tinggi serta pengamanan data dan informasi yang handal, dan dapat diakses oleh pihak-pihak yang berkompeten, dimana saja, kapan saja dan oleh siapa saja sesuai dengan kapasitasnya, maka penyelenggara pendidikan sangat membutuhkan sistem informasi yang dapat menunjang tantangan tersebut dalam menghadapi era tersebut.

Pihak penyelenggara atau pengelola pendidikan, tentunya membutuhkan sistem yang dapat menjawab status dari komponen-komponen yang terkait dengan kegiatan pengelolaan dan penyelenggaraan pendidikan tersebut, seperti utilisasi sarana pendidikan yang tersedia, administrasi data pendidik dan mahasiswa, sistem penjadwalan (rostering) mata kuliah terkait dengan optimalisasi sarana kampus dan ketersediaan jadwal pendidik, progress kegiatan belajar mengajar, realisasi pelaksanaan kurikulum yang telah ditetapkan, informasi tentang arus kas atau transaksi keuangan yang melekat pada kegiatan akademik baik yang rutin, ekstra kurikuler maupun kegiatan penelitian, serta penyajian informasi kepada pihak regulator dunia pendidikan, secara cepat, tepat dan benar.

Di pihak pendidik atau dosen, tentunya sangat membutuhkan informasi yang terkini perihal jadwal mengajarnya dan progres yang telah dilaksanakannya, daftar mahasiswa berikut prestasinya serta informasi remunerasinya. Informasi-informasi tersebut tentunya sangat diharapkan dapat diakses setiap waktu dari manapun dan dengan menggunakan media apapun yang saat ini umum digunakan yang dimilikinya.

Demikian pula dengan para mahasiswa, merekapun membutuhkan informasi terkini perihal jadwal perkuliahan yang harus dipenuhinya, seperti lokasi ruangan, jam pelaksanaan perkuliahan, dosen pengajar, tugas-tugas yang diberikan, progress dan hasil evaluasi belajar yang telah dicapainya serta kewajiban administratif yang harus dilengkapi dan dipenuhinya. Semua informasi tersebut dapat diperoleh setiap waktu dimanapun dan dengan media apapun yang saat ini populer digunakan.

Dengan adanya sistem ini, maka diharapkan dapat pula digunakan sebagai sarana untuk menyampaikan informasi kepada publik seperti sarana dan prasarana yang tersedia serta prestasi yang dicapai.

II. Gambaran Umum Bisnis

A. Visi

Tujuan utama dari Sistem Informasi Akademik adalah meningkatkan efisiensi, efektivitas, dan kemampuan integrasi dalam pelayanan pendidikan dan pengajaran, mulai dari informasi sarana dan prasarana yang tersedia, informasi dosen pengajar dan para mahasiswanya, informasi jadwal perkuliahan, informasi ruangan, informasi progres perkuliahan dan nilai, informasi remunerasi, informasi penelitian, dan lain sebagainya. Sistem Informasi ini berbasis web guna kemudahan dalam mengakses informasi kapanpun, dimanapun oleh siapapun yang berkompeten mendapat informasi yang sesuai dengan konsumsinya

B. Misi

C. Segmen Pasar

Segmen pasar yang dibidik adalah:

· Mahasiswa perguruan tinggi yang emmbutuhkan pencerahan wawasan teknologi informasi mengenai software tools tertentu yang akan membantu meningkatkan kualitas kemampuan akademiknya

· Perguruan tinggi

D. Profit Bisnis

Profit yang didapatkat bisnis ini dari pemesanan pembuatan sistem infomasi akademk serta pemeliharaan sistem tersebut.

E. Diferensiasi Bisnis Bidang-bidang

Pekerjaan yang diajukan meliputi analisa kebutuhan, perencanaan sistem sesuai kebutuhan, pembuatan modul aplikasi, install, finishing, pelatihan, pendampingan selama 2 (dua) semester dengan asumsi awal semester pada saat pendaftaran mahasiswa baru dan kenaikan tingkat semester berikutnya. List module yang akan dikerjakan sebagai berikut:

1. Biro Administrasi Kemahasiswaan

a. Daftar Ulang Mahasiswa Lama dan Registrasi Mahasiswa Baru

b. Entry Hasil Cek Kesehatan, Psikotest, Ujian Masuk, TOFEL bagi Mahasiswa Baru

c. Pembukaan kelas, Mata Kuliah per-semester

d. Perwalian Pengambilan Mata Kuliah

e. Entry Evaluasi Hasil Pembelajaran

f. Pembahasan akhir semester

g. Report Hasil Evaluasi

h. Laporan BAK per-semester

i. Status Mahasiswa

j. Info Aturan Akademik serta Prosedurnya

2. BAUK / Administrasi Jurusan

a. CV Dosen dan staff

b. Monitoring Kehadiran Mahasiswa dan Dosen

c. Penjadwalan Perkuliahan

d. Penjadwalan Skripsi/Tugas Akhir dan Evaluasinya

e. Pembayaran SPP

f. Pembayaran dosen LB dan lembur staff

F. Jadwal Pelaksanaan

i. Estimasi Waktu

Berikut adalah Gant Chart dari waktu pengerjaan pembuatan sistem informasi kegiatan akademis berbasis sms gateway dengan auto responder.

GANTCHART

Kegiatan dan waktu pelaksanaan	Mei				Juni				Juli
Kegiatan dan waktu pelaksanaan	1	2	3	4	1	2	3	4	1	2	3	4
Analisis Kebutuhan
Design fungsi
Pemrograman
Pengujian
Instalasi
Pelatihan
Pemeliharaan
Dokumentasi

ii. Diagram Network

iii. Jalur Kritis

iv. Schedule

G. Sumber Daya Manusia

Tenaga kerja atau staff yang terlibat dalam proyek pengembangan sistem ini adalah :

1. Sistem analis : berperan dalam proses menganalisis kebutuhan sistem sesuai dengan kebutuhan klien dan user, selain itu juga merencakan pembuatan sistem.

2. Desainer : mendesain rancangan sistem yang telah dibuat oleh sistem analis, baik itu proses maupun tampilan.

3. Programmer : membangun sistem seusai dengan desain yang telah dibuat oleh desainer.

III. Potensi Bisnis

a. Kondisi Pasar Bisnis

b. Persaingan Saat Ini

IV. Rencana Bisnis

a. Target Bisnis

Sistem yang dirancang dimaksudkan untuk:

1. Paperless office, semua data dilakukan entry dalam satu server dan diolah dengan basis system management sesuai yang dirancang, serta dapat diakses oleh semua dengan batasan user ID dan password.

2. 2. Bersifat easy to access, dikarenakan sistem yang dirancang web based dan mobile based.

3. Data terpusat untuk menjaga konsistensi kandungan informasi yang selalu up to date dan hanya personel tertentu yang dapat melakukan update.

4. Peningkatan pelayanan kepada mahasiswa sebagai user mendapat haknya untuk mudah mendapatkan informasi.

5. Kelancaran sistem administrasi, ketersediaan data yang terkini akan didapatkan.

6. Pengembangan untuk menambah fitur-fitur selanjutnya sangat mungkin diterapkan.

7. Keamanan data yang menjadi perhatian utama setelah sistem dijalankan.

8. Upgradeable, sistem dirancang untuk dapat di-upgrade secara modular dan sistematis

9. Auditable, sistem dirancang dengan sistem audit trail, yang akan mengetahui dan melacak ada kesalahan disaat input data dilakukan hingga item yang berubah serta pola waktu yang terjadi.

b. Kegiatan Usaha

1. Pengelolaan dan informasi data sarana dan prasarana kampus; fasilitas ruangan, laboraturium, dll.

2. Pengelolaan dan informasi data pengajar; data pribadi, NIDN, kompetensi, jadwal mengajar.

3. Pengelolaan dan informasi data mahasiswa, data pribadi, jadwal perkuliaahan, prestasi akademik.

4. Pengelolaan dan informasi mata kuliah.

5. Pengelolaan dan informasi progress kegiatan ajar mengajar; absensi, reassignment, pengajar dan ruangan, tugas, penelitian, UTS, UAS, tugas akhir.

6. Pengelolaan dan informasi progress prestasi pengajar dan mahasiswa.

c. Strategi Bisnis

1. Tahap awal membuka bisnis ini dengan membuka jaringan kerjasama yang luas dengan lembaga-lembaga serupa baik dari pemerintah maupun swasta.

2. Memberikan promosi bagi perusahaan atau instansi-instansi yang terkait dengan kegiatan perusahaan kami.

3. Adanya tenaga ahli yang profesional.

4. Menjalin kerjasama dengan pengelola bisnis profesional dibidang teknologi informasi seperti; IPKIN (Ikatan Profesi Komputer dan Informatika Indonesia), APJII (Asosiasi Penyelenggara Jasa Internet Indonesia), dan berbagai vendor dibidang ITE.

5. Pelayanan yang nyaman serta terpadu dengan mengoptimalkan kualitas produk ditunjang oleh komitmen dalam masalah waktu yang sesuai dengan perjanjian.

6. Promosi bisnis yang terus berkembang dengan membuka website yang dapat memfasilitasi konsumen untuk mendapatkan segala informasi tentang perusahaan ini.

d. Resiko

1. Resiko terbesar adalah dana awal (modal) yang besar, hal itu terlihat pada proses pemilihan karyawan yang memiliki kemampuan yang bisa dibilang advance sehingga gajinya juga lumayan besar.

2. Menjamurnya perusahaan yang sama dan berkembangnya ilmu pengetahuan di dalam masyarakat menjadikan mereka dapat membuat media sendiri dengan mudah.

3. Perubahan teknologi yang semakin cepat sehingga para karyawan perusahaan perlu meningkatkan kemampuan diri.

e. Antisipasi Resiko

1. Kerjasama dengan tawaran yang menarik.

2. Memperluas kerjasama.

3. Mencari tenaga ahli alternati dengan gaji sesuai.

V. Tawaran Inventasi dan Kerjasama

Berdasarkan hasil pembicaraan kita di ITS Surabaya pada tanggal 30 Juli 2008 maka pengembangan website ini akan mereferensi pada Sistem Informasi Manajemen yang telah ada sekarang.

a. Perhitungan Biaya

Biaya untuk pengerjaan proyek ini adalah sebagai berikut:

Application Development

· SIM Development Rp. 17.500.000,-

· Maintenance Rp. 2.500.000,-

b. Biaya tersebut belum termasuk:

· 10% PPN

· Biaya pihak ketiga seperti lisensi software pihak ketiga*

· Biaya pembelian hardware dan instalasi hardware*

· Biaya perjalanan, uang saku dan akomodasi luar kota*

* Jika diperlukan

c. Biaya tersebut sudah termasuk:

· Biaya pengembangan website dan lisensi pengunaan tak terbatas

· Dokumentasi.

· Biaya perawatan dan garansi sampai dengan September 2009.

Pembayaran biaya Development dilakukan dalam 2 (dua) tahap, yaitu sebagai berikut:

1. Termin I sebesar 60%, dibayarkan setelah penandatanganan kontrak kerja.

2. Termin II sebesar 40%, dibayarkan setelah penandatanganan penyelesaian kontrak kerja dan masa penjaminan perangkat lunak berakhir.

VI. Penutup

Demikianlah proposal pengerjaan proyek pembuatan aplikasi sistem informasi akademik sekolah ini kami sampaikan untuk menjadi bahan pertimbangan dalam upaya untuk memperlancar kegiatan akademik di sekolah-sekolah. Dengan harapan agar sekolah-sekolah di Indonesia dapat lebih maju dan bisa bersaing dalam bidang teknologi.